|
Szállító számla |
|
A bejövõ áruk számlájának
rögzítése
FEJRÉSZ FÜL
Azonosítók ablak
Iktatószám: jóváhagyáskor a rendszer adja, szerepe, hogy a különbözõ telephelyek különbözõ számlaszámait egységesen egy sorszámmal fogja össze
Számlaszám: az eredeti számlaszám, kötelezõ megadni
Egység: törzsbõl választható (F9),
gyorskeresés kód szerint, amint kiválasztotta a szállító alapértelmezett
adatait (fizetési mód, nap, címek, engedmény, devizanem, stb...) átmásolja a
számlára, célszerû tehát a törzsadatokat teljesen kitölteni
Rend.dátum:
rendelés
dátuma
Szállító gomb: ha új szállítónak kell berögzíteni a számlát, vagy a szállító adataiban kell javítani, akkor ezzel a gombbal könnyedén átléphet a partnerkarbantartóba
Projekt: amennyiben projekthez kötõdik a
számla, akkor a projekt kódja. Fontos, hogy a
szállítói kondíciók menü ezen projektkód alapján mûködik. Természetesen,
csak ha ki van töltve ez az adat.
Szállító
név: a
partnerkód utáni adatmezõben szintén használhat értéklistát (F9), itt a
gyorskeresés név szerint történik
Szállító
kód: kód
szerinti szállító megadás
Fizetési
mód:
értelemszerû
Feltétel: szerepe inkább az export számlánál van
Dátumok ablak
Teljesítés: nem lehet késõbbi, mint a mai nap
Könyvelés: a könyvelés dátumát jelenti,
alapértelmezésben a teljesítés dátuma, de bevitel közben átírható
ÁFA
dátuma: : az
ÁFA dátuma, alapértelmezésben a teljesítés dátuma, de bevitel közben átírható.
FIGYELEM, ha lezárt ÁFA idõszakra érkezik be a számla, akkor a program ÁFA
dátumnak a következõ, még nyitott ÁFA idõszakot kínálja fel. Ekkor az áru a
teljesítés dátumára, az ÁFA az ÁFA dátumára könyvelõdik le és ezek az ÁFA sorok
önrevíziósnak lesznek megjelölve ! Tehát Ön nem rögzíthet ÁFÁT a lezárt ÁFA
idõszakra !
Ha lezárt ÁFA idõszak számláját feloldja, akkor az összegekhez és az ÁFA
dátumhoz nem nyúlhat hozzá, hiszen akkor szintén megváltozna a már bevallott
ÁFA. Ha nagyon hozzá akar nyúlni, akkor oldja fel az ÁFA bevallást
(veszélyes)!!
ÁFA: ez a gomb az átmeneti áfa
kezelésére szolgál. A 20 és 25%-ot állítja be a teljesítés dátumának
megfelelõen.
Kelt: nem lehet késõbbi, mint a mai nap
Fizetési napok: értelemszerû
Könyvelés gomb: a jóváhagyott számla könyvelése(i)
Esedékes: Fizetési napok alapján számolt
Beérkezés: a számla beérkezésének dátuma
Skontó
száz.:
szállítói skontó %
Skontó
dátum: ezen két adat a szállítói kondíciók
menübõl jön. Szállítói engedmény dátuma.
Egyéb ablak
Bank: valamelyik a saját bankszámlák
közül.
Árf.bank: árfolyam bank. Devizás számla
esetén ezen bank árfolyama szerint fog váltani.
Engedmény: számla egészére érvényes
engedmény. Mentéskor érvényesíti a tételsorokra. Ezen adatok a partnertörzsbõl
jönnek.
Párja: a szállítói számla vevõszámla
párja
Párja
gomb megnyitja a vevõszámla párt.
Igazolás: a fizethetõségi igazolás dátuma, a
számlaigazolás menüpont kezeli, itt csak tájékoztató adatként jelenik meg
Státuszok ablak
Tájékoztató adat, kitöltés itt nem lehetséges.
Igazolva?: a számla fizethetõ-e?
Jóváhagyva?: a számla jóváhagyott-e?
Kiegyenlítve?: a számla nem részfizetett, nem túlfizetett, hanem pontosan kifizetett.
Párosítás: ha üres, akkor ez egy közvetlen számla, ha rendben akkor a számla megegyezik a hozzátartozó bevételezéssel, ha még nem, akkor a számla még nem egyezik meg a hozzátartozó bevételezéssel.
Nincs készletm?: például bizományos szállítószámla esetén
Számla érték összesen ablak
Nettó:
Áfa:
Bruttó:a számla összegei a számla
devizanemében. Jobb oldalt fölül, mindig forintban lehet leolvasni a
számlaösszeget.
Iktatva: a számlán szereplõ végösszeg
ellenõrzésképpen ide beírható, jóvá hagyáskor ha van eltérés, akkor kerekítési
különbözetbe ezt elszámolja a program. De erre természetesen rákérdez.
Devizanem: a számla devizaneme
ÁFÁs? : azt vezérli, hogy van ÁFA, vagy
nincs ÁFA a számlán?
Engedmény összesen:
A megadott engedmény összesen tájékoztató adata
Százalékos: a tételekben százalékosan megadott
engedmények összege
Fix: a tételekben fixen megadott
engedmények összege
Megjegyzés:
megjegyzés
katalógusban megadható, késõbb beválasztható adat.
Rögzítõ
adatai: a
rögzítõ neve és idõpontja.
TÉTELEK FÜL
A felsõ táblázatos rész csak megtekintési célokat szolgál, a lefelé, fölfelé
navigáló billentyûkkel lehet a sorok között mozogni.
Az adatbevitel, javítás a forma
alsó részében történik. Ne feledje minden bevitt, javított vagy akár törölt sor
után F10 (mentés) !
Az itt található adatok: tétel sorszáma, cikkszám, cikk név, ÁFA kulcs,
engedmény százalék, nettó egységár (kedvezményekkel csökkentve), mennyiség,
tételsor nettó érték, tételsor ÁFA érték.
Termék ablak
Csak szállító cikkek: sok cikkbõl való kiválasztást lehet ezzel
egyszerûsíteni
Rendelés: hivatkozott rendelés szám, itt nem kitölthetõ adat. Ha a
Bevételezésbõl számla menüvel készít számlát, akkor a hivatkozott rendelés
látható itt. Tehát ha beszerzési rendelést használ, akkor használja az elõbbi menüpontot!
Visszáru: visszáru esetére. Ugyanis mínusz ár és mínusz mennyiség
nem megengedett.
Egység: raktár ahonnan az árut bevételezi vagy ahova a
szolgáltatás teljesítés történt. Ha az áru bevételezés már megtörtént
(BEVÉTELEZÉSI jeggyel), akkor a raktár SZÁMLÁRA VÁRÓ raktár legyen (lásd
Bevételezésbõl számla, ha az árubevét ezzel a számlával történik, akkor a
raktár maga az áruraktár legyen.
Munkaszám: ez a munkaszám a könyvelésbe kerül
bele.
Száll.
cikksz.: a
szállítói cikkszámot lehet itt kitölteni, azaz itt nem keresni lehet,mentéskor
el is menti ezt a cikkszámot.
Cikk
gomb: új cikk létrehozása, meglévõ cikk javítása
Vonalkód: vonalkód szerinti cikkválasztás
Cikk:
értéklista (F9) a
cikktörzshöz. Cikkszám, szállítói cikkszám és cikk név szerint lehet itt cikket
választani. Cikkszámot be kell gépelni, vagy a cikknév elejét és enter.
Cikk
név,: értéklista a név szerinti
kereséshez.
Raktár mennyiség ablak
Alkarton gomb: ezzel a gombbal megtekinthetõek a cikk alkartonjai
Aktuális
készlet: nagyon fontos értéklista, itt
történik a raktári alkarton kiválasztása. Az alkarton nem más, mint adott cikk,
adott raktári, adott gyári számú elõfordulása. Itt kiválasztás után az alkarton készletét / a cikk
összkészletét láthatjuk a megadott raktárra vonatkozóan. Csak gyári számos cikk
esetén kell itt alkartont választania,egyébként itt nincs teendõ.
Gyári szám: csak ha a cikk gyári számos. Ha az alkartonok között még nem létezik gyári szám, akkor itt kell kitölteni.
Lejárat:
ha a cikk lejáratos. Szintén
csak akkor, ha nem létezik az alkartonok között.
Beszerzés
menny: a
bevételezett mennyiség (pld doboz), az egységár erre a mennyiségre vonatkozik
Beszerzés
mennyiségi egység: a bevételezett áru mennyiségi egysége
Raktár
menny: a
raktári mennyiség ezzel a mennyiséggel lesz növelve, a cikk karbantartóban
lehet meghatározni, hogy a cikk raktározása darabban, a beszerzése pedig
dobozba csomagolva történik, emellett természetesen az átváltási számot IS itt
kell megadni (pld: 1 doboz = 24 darab).
Egységár, engedmény ablak
Nettó egységár: értéklista, lásd cikk karbantartó
beszerzés kartoték
Devizanem:
beszerzési ár devizaneme, a
forintosítás itt helyben megtörténik, import vagy devizaár alapú ügyleteknél
rögzítés elõtt árfolyamot kell kitölteni, bár elvileg az árfolyamokat a
rendszer automatikusan letölti.
ÁFA
kulcs: cikk
karbantartóban van rögzítve. Javíthatóságát paraméter vezérli.
ÁFA
típus: cikk,
szolgáltatás karbantartóban van rögzítve
Bruttó
egységár: ÁFÁ-val
növelve, ha ezt tölti ki, akkor a nettó egységárat visszaszámolja.
Engedmény:
százalékos, partnerhez,
cikkhez, cikk mennyiséghez, stb… köthetõ
Akció:
százalékos, cikkhez köthetõ
Fix
engedmény: értékben
és nem százalékban kifejezett engedmény. Ez a három engedmény összeadódik és
úgy kalkulálódik a tételsor értéke.
Tételsor
nettó érték:
tétel nettó értéke forintban: egységár * raktár mennyiség * engedmény mérték,
tájékoztató
Tételsor
ÁFA érték: tétel
ÁFA értéke forintban, tájékoztató
Saját nettó, saját ÁFA: a tételsor értékei saját
devizanemben.
Megjegyzés: opcionális
Fõkönyvi
szám: jóváhagyáskor
megtörténik a könyvelés, ezután itt olvasható le a ráfordítás / készlet /
eszköz kontírozás.
JÓVÁHAGY FÜL
A számla
- jóváhagyása (legelsõ nyomtatása)
- újranyomtatása
- feloldása (jóváhagyott számla "visszajátszása") itt történik.
A jóváhagyás után a számla nem javítható! (azonban a
feloldás funkció rendelkezésre áll).
Ekkor
- képzõdik az iktatószám
- megtörténik a "készletmozgatás"
- ÁFA analitika
- és könyvelés készül.
- az átlágár számítás jóváhagyáskor nem történik, azt az
éjszakai automatikus zárás készíti el.
Vevõszámla
készítése?: ha
be van pipálva, akkor jóváhagyáskor szállító számlával megegyezõ vevõ számlát
készít a megadott vevõnek. Egy az egyben továbbszámlázott számlák esetén
hasznos.
Vevõ: erre a névre fog készülni a vevõ
számla.
Képernyõre?:
ezt bepipálva képernyõn megjelenik a számla.
Javítás
napló: feloldás után minden javítás,
naplózásra kerül. Ez tekinthetõ itt meg.
Jóváhagy: az elsõ nyomtatáskor itt lehet
jóváhagyni a számlát
Felold: a már jóváhagyott számla feloldása
után javíthat a számlán, majd újra jóváhagyhatja. Mivel ez egy veszélyes
funkció ezért ennek használata jogosultsághoz van kötve.
PÁROSÍTÁS FÜL
Összetartozó
számlák és bevételezések
A számlához tartozó bevételezések láthatók itt.
Természetesen, ha nem történt bevételezés (a készletet közvetlenül a számla
hozta), akkor ez a lista nem látható, nem létezik. Célja, hogy ellenõrizze, a
bevételezett mennyiség megegyezik-e a leszámlázott mennyiségekkel.
Számla és bevételezés
mennyiségek ellenõrzése
Itt cikkenként olvasható le az összes bevételezett és
számlázott mennyiség. Párosítani akkor lehetséges a számlá(ka)t a
bevételezés(ekk)el, ha ezek a cikkenkénti mennyiségek megegyeznek.
Bevételezés alapján történõ számlarögzítéskor, illetve
szállító számla sztornírozásakor a párosítás folyamata automatikusan
megtörténik, szerepe inkább a "kézi" összepárosításkor van.
Bevételezés: ezzel a gombbal megtekintheti a
kiválasztott bevételezés részletes tartalmát
Újra
gyárt: a
számla tételeit törli, majd újra generálja a bevételezések alapján.
Új
számla: a
párosításhoz számlát csatolhat. Egy már jóváhagyott számlát csatol a
párosításhoz, és nem új számlát készít!
Új
bevét.: a
párosításhoz bevételezést csatolhat. Egy már jóváhagyott bevételezést csatol a
párosításhoz, és nem új bevételezést készít!
Töröl: számla, bevét levétele a
párosításból, nem sztornó számlakészítés!
Párosít: ezzel a gombbal a program
ellenõrzi a cikkmennyiségeket, és ha rendben találja, akkor összepárosítja a
számlákat és bevételeket. Minden számlához és bevételezéshez be lesz állítva,
hogy ”Párosítás: Rendben”. Még egy nagyon fontos szerepe, hogy párosítás után a
számlán lévõ árak jelennek meg az átlag ár számításban . Azaz, ha áreltérés
volt a számla és a bevételezés között, akkor párosítás után már a számlán
szereplõ árak jelennek meg az átlag ár számításban.
Felold: a párosítást oldja fel, minden a
párosításban szereplõ számla, bevételezés Párosítás státusza "Még
nem" lesz.
ÁFA FÜL
A bejövõ számla pénzügyi, adónemenkénti analitikája. Csak a
jóváhagyás után tekinthetõ meg.
Ha a számla késve érkezett be és nem a teljesítés dátumára
lett könyvelve ("önrevíziós" ÁFA), akkor PIROS PIPA jelöli meg ezen
ÁFA sorokat.
KIEGYENLÍT FÜL
Ha a számlára már történt fizetés, akkor itt megjelenik a
fizetmény(ek).
A Részlet gombbal a rögtön átmehet a vonatkozó
banki, pénztári rögzítõbe IS !
SZÁMLAKÉSZÍTÉS FOLYAMATA
1. Fejrész kitöltése
2. Tételek kitöltése
3. Beszámított elõlegek megadása
4. Jóváhagyás
A szállító
számla illeszkedése a beszerzési folyamatban
1. Csak szállító számlát készít.
2. Raktári bevételezés történik
szállítólevél alapján, majd szállítói számla készül a bevételezésbõl a számla menü segítségével.
3. Szállítói megrendelést adok föl: a
raktár a rendelésbõl bevételezés menü
segítségével 1 gombnyomással generálja a bevételezést. A pénzügy a bevételezésbõl számla menü segítségével generálja a számlát
4. A teljes folyamat: szállítói
ajánlatkérés rögzítése. Ezután az ajánlat elfogadása, a szállítói ajánlat rendezés menüben. Ekkor automatikusan
szállítói megrendelés készül, innentõl kezdve a 3. pont szerint lehet folytatni
a folyamatot.
Gyakori kérdések/
válaszok
Feloldás után javítható a számla. Azonban ha a könyvelés ÁFA
zárást vagy könyvelési zárást hajtott végre, akkor már nem.
2. Kézi párosításra van –e lehetõség?
Konkrét menüpont erre nincs, ha mennyiségi eltérés van a
bevétel és a számla között, de ezt elfogadja a rögzítõ, akkor a különbözeti
mennyiségekrõl egy nullás áruszámlát kell iktatni.
PL. Bevétel: 10q cement, érkezett egy számla 11q-ról, a
számla befogadásra került. A megoldás: kell rögzíteni egy számlát 1q cementrõl,
0 Ft-tal. Így ugyanarról a mennyiségrõl lesz számla, mint a bevételezésnél.
Ezután párosítható a számla.
Pontosan. Jóváhagyáskor a törzsbe lementi az árakat, és a
legközelebbi rögzítéskor már fel is kínálja.